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Le télésecrétariat, une solution flexible qui s’adapte à tous vos besoins

Dans votre activité au quotidien, vous n’avez pas nécessairement le temps ni les compétences pour gérer efficacement les affaires courantes. Par ailleurs, vos besoins peuvent varier suivant les périodes et votre type d’activité, c’est pourquoi de nombreuses entreprises recourent de plus en plus au télésecrétariat externalisé. En confiant un certain nombre de tâches à un prestataire extérieur (gestion des appels, traitement des mails, gestion d’agendas…), vous pouvez vous recentrer sur votre cœur de métier et maîtriser vos coûts en modulant votre demande selon vos besoins.

Pourquoi faire appel au télésecrétariat ?

Le télésecrétariat consiste à effectuer à distance l’ensemble des tâches liées au secrétariat (tâches administratives et commerciales). Elles peuvent s’effectuer en télétravail ou au sein d’un centre d’appels téléphoniques. Cette prestation de secrétariat à distance peut être réalisée de manière ponctuelle ou permanente et comporte de multiples avantages pour vous et vos clients.

Vous gagnez du temps

En nous confiant l’externalisation de tout ou partie de votre secrétariat, vous avez la garantie d’un travail de qualité réalisé par des professionnels spécialement formés à ces métiers.

En évitant les démarches administratives liées à l’embauche, vous gagnez en souplesse et pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier en toute sérénité.

Vous réduisez vos coûts de gestion

Nos prestations sont fractionnables à l’heure ou à l’appel, aucun contrat de travail n’offre une telle flexibilité. Notre tarification est très souple, vous pouvez ainsi maîtriser vos coûts et optimiser vos charges en fonction de l’évolution de votre activité.

Gérant plusieurs campagnes si les flux sont faibles, vous n’aurez pas à payer une personne à plein temps mais à l’appel. De plus, vous évitez les surcoûts liés à l’embauche (charges sociales, etc.).

Vous n’avez pas à fournir le matériel nécessaire à la réalisation de nos prestations (PC, fournitures, téléphones etc.), notre call center est équipé des meilleurs outils et logiciels pour répondre à toutes les demandes.

Pour moduler votre demande en fonction de vos besoins

Vos besoins ne sont pas les mêmes selon les périodes d’activité de votre entreprise. Chez ProContact, nous nous adaptons selon que vous ayez besoin de nos services sur le long terme ou de manière ponctuelle (vacances, arrêt maladie, jours fériés, fermeture des locaux pour travaux..).

Que vous ayez une surcharge de travail ou au contraire une baisse d’activité, nous nous adaptons à votre rythme en apportant des solutions sur-mesure sans que vous soyez obligés d’embaucher. A tout moment, vous pouvez changer de plage horaire, augmenter ou diminuer le nombre de prestations.

Pour offrir à vos clients un service de qualité

Un collaborateur peut se rendre joignable 24h/24 pour vous et pour votre entreprise de manière totalement personnalisée.Nos télésecrétaires sont parfaitement qualifié(e)s et compétent(e)s pour s’adapter à votre secteur d’activité et apporter une vraie valeur ajoutée à votre entreprise en véhiculant une image de sérieux et de professionnalisme auprès de vos clients, et ce, en toute confidentialité (charte de confidentialité).

Nos prestations : des services sur-mesure, des plus simples aux plus spécifiques

Du secteur médical et paramédical (cabinets médicaux, cabinets infirmiers, cliniques…), au secteur juridique (avocats, juristes…), en passant par les professions libérales, les artisans, les TPE et enfin les PME grands comptes, nos télésecrétaires sont en mesure de prendre en charge toutes les prestations de secrétariat dont vous pourriez avoir besoin. Formées aux dernières évolutions technologiques en matière d’informatique et de communication, elles disposent des meilleurs outils et logiciels pour vous assurer un service de secrétariat efficace.

Notre champ d’intervention est très large, nous pouvons établir avec vous une prestation à la carte avec des solutions adaptées à vos besoins et que vous pouvez ajuster à tout moment.

Voici un aperçu de nos principales prestations de services en matière de télésecrétariat :

  • Permanence téléphoniquepersonnalisée (prise de messages, gestion des requêtes et réclamations, filtrage, transfert d’appels…)
  • Organisation de visioconférences
  • Mise en relation avec les fournisseurs et les différents prestataires
  • Frappe de documents
  • Mise en page, corrections, reliures, photocopies…
  • Archivage
  • Gestion d’agendas
  • Prise de rendez-vous
  • Traitement des fax, mails et courriers
  • Gestion des devis, factures, commandes
  • Relance des impayés
  • Enrichissement de la base de données clients et prospects
  • Transcription audio (dictées, interviews)
  • Rédaction de compte-rendu